Guía de buenas prácticas del ROS ¿Cómo realizar un ROS efectivo?
Los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) son herramientas valiosas en cualquier lugar del mundo para prevenir y evidenciar casos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Es obligación de las empresas incluirlos en los sistemas de prevención y gestión de riesgos de los delitos anteriormente mencionados, pero su función no es estrictamente protocolaria, sino esencial para impedir que haya entrada de dinero producto de actividades ilícitas. Los ROS funcionan como una especie de puente de comunicación desde las empresas hacia los organismos de inteligencia financiera como es la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en Colombia.
Un ROS informa acerca de operaciones que no encajan dentro de las prácticas normales del negocio y que no están justificadas a satisfacción. De presentarse una actividad así, se envía el ROS a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL y es la UIAF el ente que se encarga de determinar si hay suficiente material para elaborar una denuncia ante la Fiscalía General de la Nación.
(Genera aquí tu reporte en línea desde la página oficial de la UIAF)
Muchos ROS pueden contener un verdadero caso de lavado de activos dentro de una empresa, pero por errores en el reporte, es posible que la UIAF los descarte. Esto puede repercutir en que el caso no sea expuesto a tiempo y la empresa siga siendo el blanco de actores inescrupulosos. Por esa razón, es muy importante tener el indicador de calidad y efectividad de los ROS, un sistema implementado por la UIAF para que el SIREL arroje el indicador en una escala de 0 a 5, es decir la posibilidad de que el ROS sea utilizado en la estructuración de un caso.
Gran parte de ese proceso depende de que el ROS esté completo y, para eso, se debe enviar lo siguiente:
1. ¿Quién?
Personas naturales o jurídicas involucradas en la operación sospechosa incluyendo nombre completo, documento de identificación, el rol dentro de la empresa y datos de relación como el tiempo de vinculación.
2. ¿Dónde?
Mencionar con precisión el lugar donde se realizó la operación sospechosa, facilitando el estudio por parte de la UIAF para correlacionar posibles casos similares en regiones, ciudades y sectores económicos.
3. ¿Cuándo?
Es importante conocer un período de tiempo determinado en el ROS, para relacionarlo con otros casos sucedidos en fechas similares y seguir los movimientos financieros que pudieron haberse realizado.
4. ¿Cuáles?
La UIAF tiene identificados 183 modus operandi de lavado de activos y financiación del terrorismo y sus señales de alerta. Esas señales deben estar indicadas en el reporte con la mayor especificidad posible.
5. Anexos
Omitir los anexos retardará el proceso de análisis y recolección de evidencia por parte de la UIAF. Cualquier Reporte de Operación Sospechosa deberá llevar soportes como fotocopias de facturas, cheques y registros de transacciones, que sirvan como prueba de los posibles movimientos irregulares que se hayan realizado.
Los ROS son de carácter anónimo, por lo que no comprometen a la persona que hace el reporte. Tampoco determinan por sí solos si se estructura un caso, pero por asociación pueden convertirse en parte de uno más grande. Cada ROS se une a una gran base de datos de análisis financiero que pertenece a la UIAF.
Las empresas deben tener un conocimiento profundo de las amenazas que pueden comprometerlas a ellas y a su sector, por lo que deben, a través de sus oficiales de cumplimiento, capacitar a todos los colaboradores de las distintas áreas en la identificación, prevención y gestión de lavado de activos. Además, se hace necesario blindarse con bases de datos y listas de riesgo que eliminen cualquier posibilidad de que la empresa sea permeada por este tipo de delitos.
